1. Prevádzkovateľ osobných údajov
1.1. Spoločnosť SOFOS, a. s., so sídlom Dúbravská cesta 3, 845 46 Bratislava, IČO: 31 318 347, zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, odd. Sa, vložka číslo 6399/B, je v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) prevádzkovateľom osobných údajov a je povinná poskytnúť dotknutej osobe informácie podľa čl. 13 a 14 nariadenia.
1.2. Naša spoločnosť ako prevádzkovateľ v súvislosti s výkonom našej činnosti získava osobné údaje zákazníkov, potenciálnych zákazníkov, ich zamestnancov, kontaktných osôb, oprávnených zástupcov, subdodávateľov a prípadne ďalších fyzických osôb (ďalej len „zákazníci“). Chceme, aby naši zákazníci mali prehľad o tom, aké osobné údaje používame, čo s nimi robíme, komu ich poskytujeme a tiež rozumeli svojim právam, prostredníctvom ktorých môžu vykonávať kontrolu nad spracúvaním svojich osobných údajov.
2. Osobné údaje
2.1. V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a právneho základu spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov:
2.1.1. identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, IČO, údaje o zápise v registri alebo inej evidencii, pracovné zaradenie alebo funkcia),
2.1.2. kontaktné údaje (adresa trvalého bydliska/miesta podnikania, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa),
2.1.3. údaje o bankovom spojení,
2.1.4. údaje o fakturovaných a inkasovaných sumách,
2.1.5. informácie týkajúce sa vzťahu so zákazníkom (informácie o zmluve, poskytnutých plneniach, neuhradených pohľadávkach, vzniknutej škode),
2.1.6. online identifikátory (IP adresa)
2.1.7. prístupové údaje do katalógu tovarov prevádzkovateľa a logy,
2.1.8. ďalšie údaje poskytnuté zákazníkom v súvislosti so vzťahom k prevádzkovateľovi alebo komunikáciou so zákazníkom,
2.1.9. ďalšie údaje potrebné na plnenie zákonných požiadaviek a obhajovanie, uplatňovanie a preukazovanie právnych nárokov a ochranu oprávnených záujmov.
3. Účel spracúvania osobných údajov
3.1. Plnenie zmluvy
3.1.1. Vaše osobné údaje spracúvame za účelom uzavretia zmluvy alebo v rámci predzmluvných vzťahov, čo zhŕňa najmä
a) identifikáciu zákazníka potrebnú na poskytnutie plnenia.
b) zabezpečenie plnenia vzájomných práv a povinností zákazníka a našej spoločnosti vyplývajúcich zo zmluvy. Na uvedený účel spracúvame spravidla vaše osobné údaje v rozsahu údajov uvedených v bode 2.1.1., 2.1.2. a 2.1.8. týchto informácii. Poskytnutie osobných údajov zákazníka je zmluvnou požiadavkou, bez ich poskytnutia nie je možné uzavrieť zmluvu.
3.1.2. Služby nakupovania prostredníctvom nášho katalógu tovarov môžu zákazníci využívať prostredníctvom registračného formuláru. V registračnom formulári zákazník vypĺňa osobné údaje uvedené v bode 2.1.1 a 2.1.2. týchto informácií.
3.2. Plnenie zákonných povinností
3.2.1. Osobné údaje (v obmedzenom rozsahu) spracúvame aj za účelom plnenia fakturačných a iných povinností podľa príslušných právnych predpisov, najmä zákona o účtovníctve, zákona o dani z pridanej hodnoty a pod. V takomto prípade je poskytnutie osobných údajov zákonnou požiadavkou a ich neposkytnutie by malo za následok nemožnosť, resp. ukončenie poskytovania služieb.
3.2.2. Na tento účel používame kategórie osobných údajov uvedené v bode 2.1.1. až 2.1.5. a 2.1.9. týchto informácií, pričom presný rozsah spracúvaných údajov vyplýva z príslušných právnych predpisov a konkrétnej situácie.
3.3. Obchodné účely
3.3.1. Spracúvame vaše osobné údaje na viacero oprávnených obchodných účelov (oprávnených záujmov), najmä na nasledovné účely:
a) identifikovanie pokusov o podvod a predchádzanie podvodom, Spracúvané sú spravidla kategórie osobných údajov uvedených v bode 2.1.1., 2.1.2., 2.1.4. a 2.1.5. týchto informácii,
b) zlepšenie, prispôsobenie alebo personalizovanie našich služieb alebo našej komunikácie so zákazníkmi, a to v prospech našich zákazníkov, Spracúvané sú spravidla kategórie osobných údajov uvedených v bode 2.1.1., 2.1.2., 2.1.4., 2.1.5. a 2.1.6. týchto informácii,
c) komunikácia so zákazníkom (najmä prostredníctvom kontaktného formuláru) Spracúvané sú spravidla kategórie osobných údajov uvedených v bode 2.1.1., 2.1.2., 2.1.6. a 2.1.8. týchto informácii
d) zlepšenie bezpečnosti našej siete a našich informačných systémov; Platí len pre zákazníkov s prístupom do katalógu tovarov prevádzkovateľa. Kategórie spracúvaných osobných údajov: osobné údaje uvedené v bode 2.1.1., 2.1.2. a 2.1.7. týchto informácií,
e) aby sme porozumeli, ako ľudia interagujú z našou webstránkou. Spracúvané sú osobné údaje uvedené v bode 2.1.6. týchto informácií.
3.4. Marketing
3.4.1. Reklamné ponuky a komerčné oznámenia (newsletter) zasielame iba príjemcom, ktorí sa prihlásili na jeho odber. Ak máte záujem odoberať náš newsletter, je potrebné, aby ste na to dali svoj súhlas, t. j. prihlásili sa na jeho odber. Prihlásením sa na odber newslettra súhlasíte so spracúvaním emailovej adresy na marketingové účely, t. j. na ponúkanie výrobkov a služieb, zasielanie komerčných informácií a pod. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné. Súhlas s odberom newslettra môžete kedykoľvek odvolať kliknutím na odkaz na konci každého e-mailu, ktorý vám zasielame v súvislosti s odoberaním newslettra. V rámci marketingu spracúvame vaše identifikačné údaje uvedené v bode 2.1.1. a 2.1.2. týchto informácií.
4. Právny základ spracúvania osobných údajov
4.1. Osobné údaje sú spracúvané na základe:
a) spracúvanie nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy
b) spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa,
c) našich oprávnených záujmov,
d) vášho súhlasu so spracúvaním osobných údajov za účelom marketingu.
5. Kategórie príjemcov osobných údajov
5.1. Tretie osoby, ktorým môžu byť vaše osobné údaje poskytnuté: osoby konajúce na základe poverenia našej spoločnosti, osoba zabezpečujúca prepravu tovaru, osoba poverená vedením účtovníctva, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.
6. Doba uchovávania osobných údajov:
6.1. Vaše údaje, ktoré ste nám poskytli, uchovávame po dobu trvania zmluvy a po dobu plynutia záručných lehôt a premlčacích lehôt na uplatnenie vzájomných nárokov vyplývajúcich zo zmluvy alebo vzniknutých na jej základe.
6.2. Osobné údaje, ktorých spracúvanie je nevyhnutné na plnenie našich zákonných povinností, uchovávame po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi (napr. účtovné doklady 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú). Pokiaľ v konkrétnom prípade nevznikne odôvodnená potreba uchovávať údaje po dlhšiu dobu, sú údaje uchovávané najdlhšie 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.
6.3. Osobné údaje spracúvané pre obchodné účely uchovávame najdlhšie po dobu 1 roka od ich poskytnutia.
6.4. Osobné údaje poskytnuté za účelom marketingu uchovávame po dobu trvania udelenia súhlasu so spracúvaním osobných údajov za účelom marketingu.
7. Zabezpečenie osobných údajov
7.1. Zachovávame primerané bezpečnostné opatrenia (vrátane fyzických, elektronických a administratívnych) k ochrane osobných údajov pred stratou, zničením, zneužitím a neoprávneným prístupom či sprístupnením. Prístup k osobným údajom obmedzujeme len na oprávnených zamestnancov a dodávateľov, ktorí tieto informácie potrebujú vedieť v rámci plnenia svojich pracovných úloh.
8. Vaše práva
8.1. Právo na prístup k údajom Právo požadovať od našej spoločnosti potvrdenie o tom, či spracúvame vaše osobné údaje, a ak áno máte právo na prístup k týmto osobným údajom.
8.2. Právo na opravu V prípade, že sa domnievate, že osobné údaje, ktoré o vás spracovávame, sú chybné, máte právo požadovať, aby sme nesprávne osobné údaje, ktoré sa vás týkajú bez zbytočného odkladu opravili.
8.3. Právo na vymazanie
8.3.1. Môžete požadovať, aby sme údaje o vás vymazali. Vymazanie sa však nedotkne údajov ktoré musíme podľa zákona uchovávať. Ak vaše osobné údaje budeme potrebovať pre určenie, výkon alebo ochranu našich právnych nárokov, môže byť vaša žiadosť odmietnutá.
8.3.2. S výnimkou vyššie uvedených prípadov máte právo na výmaz v týchto prípadoch:
a) osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli spracovávané,
b) odvolali ste svoj súhlas, na základe ktorého boli údaje spracované a neexistuje iný právny základ pre ich spracovanie,
c) namietate proti spracovaniu osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo namietate proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu,
d) osobné údaje sú spracované nezákonne,
e) povinnosť vymazania ustanovuje osobitný právny predpis.
8.4. Právo namietať proti spracúvaniu údajov
8.4.1. Máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, ktoré je vykonávané na základe našich oprávnených záujmov, vrátane namietania proti profilovaniu.
8.4.2. Pokiaľ naša spoločnosť nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami ako dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, nesmieme ďalej spracúvať vaše osobné údaje.
8.4.3. Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, na účely takéhoto marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom.
8.4.4. Ak namietate voči spracúvaniu na účely priameho marketingu, osobné údaje sa už na také účely nesmú spracúvať.
8.5. Právo na obmedzenie spracúvania
8.5.1. Máte právo na to, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:
a) napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť osobných údajov,
b) spracúvanie je protizákonné a namietate proti vymazaniu osobných údajov a žiadate namiesto toho obmedzenie ich použitia,
c) nepotrebujeme vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov,
8.5.2. namietate voči spracúvaniu vašich osobných údajov, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane našej spoločnosti prevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi. Ak sa spracúvanie obmedzilo, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú len s vašim súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby.
8.5.3. Pokiaľ bolo spracúvanie vašich osobných údajov obmedzené, budeme vás informovať pred tým, ako bude toto obmedzenie zrušené.
8.6. Právo na prenosnosť údajov
Pokiaľ vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu alebo z dôvodu plnenia zmluvy, máte právo získať osobné údaje, ktoré sa vás týkajú a ktoré ste nám poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi.
8.7. Podanie sťažnosti
Pokiaľ sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracovávané v rozpore s platnými právnymi predpismi máte právo podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktorých sa to týka, je v rozpore s nariadením. Dozorným orgánom na území Slovenskej republiky je: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, web: https://dataprotection.gov.sk/uoou/, email: statny.dozor@pdp.gov.sk.
Tieto Informácie o spracúvaní osobných údajov zákazníkov vrátane ich súčastí sú platné a účinné od 1.9.2021, pričom sú k dispozícii elektronicky na www.sofos.sk.